7 dicas de ouro pra deixar seu dia mais produtivo

 em Empreendedorismo, StartUps

Imagine a situação a seguir, você acorda decidido a ter um dia produtivo, chega ao escritório e começa a resolver pendências básicas. Organiza seus arquivos, responde e-mails, então seu telefone toca. É o seu chefe ou cliente que aparece com algo urgente na outra linha. Você ainda está processando essa informação e pensando como vai resolvê-la, e um colega te pede um favor muito importante. Ele precisa que você passe pra eles algumas planilhas para um projeto. Mais tarde você lembra que precisa concluir uma apresentação… e de repente, não mais que de repente, o dia terminou e você não concluiu nada.

Se você se viu nessa situação, “alguma coisa errada não está certa”.

Acumular tarefas é muito prejudicial tanto para o seu trabalho quanto para o seu rendimento produtivo como um todo. Pode até mesmo afetar sua saúde por conta do estresse que isso costumam gerar. Então, para combater o buraco negro da improdutividade, separamos 7 atitudes que vão ajudar seu dia a se tornar cada vez mais produtivo.

1. Tenha uma agenda


Agenda

Decorar todas as pendências do dia e datas importantes é uma tarefa cada vez mais árdua nesse mundo banhado por informações. Você não precisa forçar sua memória ao limite para tentar decorar todos seus compromissos, use uma agenda.

Tanto faz se você usa uma agenda de papel ou eletrônica, ela é uma ferramenta essencial que irá te ajudar a organizar seu dia. Permitindo que sua mente fique mais livre e que você execute as tarefas com mais atenção. Um bom conselho é criar o hábito de checar a demanda do dia seguinte na noite anterior, isso evita esquecimentos prejudiciais.

Falando dos esquecidos a função “alarme” nas agendas virtuais pode ser um excelente aliado.

2. Divida o seu dia em blocos


divida seu dia em blocos

É muito importante ter a noção de quanto tempo é necessário para concluir cada uma de suas tarefas. Anote o tempo que você leva para concluir suas atividades. Depois, divida essas atividades em três blocos:

  • Emergenciais, que precisam ser resolvidas na hora;
  • Importantes, que trazem resultados esperados;
  • Circunstanciais, que não trazem resultados muito relevantes.

O recomendado é que 60% do tempo gasto seja realizando as atividades do primeiro bloco que são as mais relevantes. Uma boa dica de ferramenta que pode te ajudar com essa organização é o Trello. Nele você pode organizar suas listas e marcas as atividades já concluídas e as que ainda precisam ser feitas, além de muitas outras funções que vale a pena conferir.

3. Defina um prazo (real!!!) para concluir suas tarefas


prazo

Antes de começar a trabalhar em cima de uma tarefa é necessário definir um prazo para que ela acabe. Por conta disso você deve negociar com o seu líder, chefe ou cliente, o horário ou data de entrega de um projeto que ele tenha lhe passado. Isso ajuda você a planejar prioridades e a criar um roteiro de atividades consistente para atingir objetivos desejados de um jeito produtivo.

É importante ter um pensamento balanceado e um pulso firme nesse momento. A maioria das demandas chegarão para você com um caráter de urgência. Se você encarar todas elas dessa forma vai acabar novamente acumulando trabalho e deixando de ser produtivo. Entenda a sua agenda, seus horários e claro, pese a urgência do cliente para criar um prazo viável e bom para ambas as partes.

A dica final é: cumpra. Quando alguém te passa um prazo definido a sua parte se torna um pedaço de um todo. Se essa demanda atrasa acaba por levar todo o resto do processo consigo. Quando é você mesmo que define as datas isso ainda se soma ao fato da expectativa de recebimento que você gera na pessoa que te passou a demanda. Afinal, ela vai sempre esperar que o prazo que você mesmo escolheu seja respeitado.

4. Organize seu e-mail e pastas


Organizar emails

Sempre escreva um e-mail com um título que te ajude a localizá-lo com facilidade. Crie pastas em seu sistema de e-mails para melhorar o uso da ferramenta. Em uma você pode colocar os e-mails que aguardam resposta; na outra as ações não-urgentes; ter uma pasta para arquivos, e por aí vai. A organização final vai depender da forma de trabalhar de cada um, o mesmo vale para as pastas no seu computador.

Você pode criar pastas por cliente, e dentro da pasta do cliente criar subcategorias que podem ser por data, projeto, e ainda criar pastas para guardar arquivos como excel, word, fotos e etc, isso facilita tanto o seu trabalho na hora de localizar um arquivo, quanto o da sua equipe. Nada de “arquivo01” ou “final.docx”.

5. Compartilhe responsabilidades


delegue

Para evitar que você fique mais tempo no escritório porque depende da ação de outros para concluir seu trabalho, invista no diálogo. Deixe claro para as outras pessoas qual é o seu prazo e crie, em conjunto com elas, um limite para que cada uma entregue o que precisa a tempo de você finalizar o projeto.

Boa parte dos processos realizados nas mais diversas áreas são coletivos. Então use e abusa de ferramentas como a Asana, Trello, Google Docs e não esqueça de salvar os arquivos na nuvem.

São atitudes básicas que podem deixar seu processo interno bem mais produtivo.

6. Descansar também ajuda a ser produtivo 


Descansar

O tempo ocioso colabora para uma melhor concentração do profissional quando ele sentar e voltar a trabalhar. Por isso, é indicado que você faça intervalos de dez minutos a cada hora para conversar com colegas, comer alguma coisa e descansar. Mas cuidado para não desfocar de mais. Na hora do trabalho em si, algumas dicas são:

  • Fones de ouvido. Algumas músicas são pensadas para ajudar na concentração, sites como o brain.fm ou até mesmo playlists como a “Brain Food” do Spotify foram pensadas para ajudar no foco.
  • Silencie os devices. Vivemos uma era onde tudo é urgente, e nada é urgente ao mesmo tempo. Será que você precisa mesmo ver aquela notificação que chegou no facebook em tempo real?
  • Tomate. O “Pomodoro” é uma técnica muito eficiente de gestão de tempo. Entenda mais sobre ele aqui.

7. Saiba dizer “não!”


Não

Por último, mas nem um pouco menos importante, saiba dizer não. Se seu chefe ou cliente te pedir uma tarefa para daqui a meia hora e você souber que levará mais de duas horas para concluí-la, admita que não conseguirá entregar isso a tempo e que precisará de ajuda. Tenha em mente que a chave do sucesso não é você fazer mais coisas do que se consegue e sim ser o mais eficiente e produtivo possível no tempo que você tem.

Sabemos que não é fácil, porém, com um pouco de disciplina e foco você consegue mudar sua rotina e produzir muito mais.

 

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